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- 随着诉讼加大了对公司邮件查询的请求，快速访问归档邮件将可以很好地控制成本；
- 邮件不仅发展成为主要的商业沟通形式，也成为司法调查的主要工具。
今天，利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强，意味着您必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子数据的查询需求很可能使您的业务处于风险中。而这对于那些有严格法规要求的行业而言，则会更加复杂。无法提供所需的电子邮件记录——或更糟地，由竞争对手来提供这些记录——会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司，也应该持续保留电子邮件记录。记住，保存邮件记录可协助用于证明无罪或证明涉案，甚至是性骚扰或商业合同纠纷这样的一般诉讼也可由此取证。
邮件保存面临的挑战及解决方案
邮件的保存对多数企业来说都是个较大的挑战。邮件及其附件的容量庞大且随时改变，必须在保存足够长的时间后进行归档，从而仍可快速获取，并在完成法律义务后被处理掉。多数企业没有适当的邮件归档方案，因而使得法律行为更加复杂化。下面是一些必须要考虑的问题：
传统备份系统的限制：将邮件定期备份到磁带上意味着成千上万的邮件及其附件被保存在大量未索引的磁带上，并且通常是离线备份。因此，查找备份在磁带上的邮件，就必须手工恢复并查询每个磁带上的信息——通常这样做的成本是2,000到5,000美元/磁带。数据恢复后，必须被提取作为呈堂证供。
这使得基于内容和上下文的电子邮件及附件信息查询工作非常费时费钱，同时无法确保恢复所需记录。
控制笔记本电脑邮件：在司法求证程序中，存于员工笔记本电脑上的邮件（本地邮件缓存中的微软Outlook/Exchange内的.PST文件）也是很难处理的。
获取这些.PST文件意味着一个艰苦的过程——从每台笔记本电脑上拷贝所有的业务记录，然后在其中查找特定的文档，包括像PDF这样不能进行电子搜索的文档。数据被恢复后，必须被提取作为呈堂证供。
有效的解决方案：幸运的是，通过部署今日的邮件归档及查询软件技术，您可以将公司所有的邮件记录保存在一个安全的存储库中，便于每日业务应用。在响应电子查寻要求时，完善的解决方案也可使查询及访问变得快速、完整。
部署该项技术后，您将需要一个主动的企业邮件保存查询策略，以确保公司机构遵从邮件保存法律，避免由于无法提供全部所需信息而遭受重罚的风险。
赛门铁克邮件归档查询解决方案
赛门铁克VERITAS Enterprise Vault提供邮件归档及查询能力，通过自动、策略控制的归档管理内容并在线存储。通过归档邮件，您的业务将从主动邮件保存和无缝信息检索中受益，同时降低存储成本、简化管理。
归档信息根据确定的保存周期进行管理，因此不同类型的信息可使用不同的保存周期；同时，信息部署也可以通过制定策略进行管理。用于诉讼支持及监测/监控（遵守诸如SEC 17a-4或NASD 3010/3110特定要求）的客户端应用软件，对Enterprise Vault强大的内嵌搜索及查询功能进行了补充。
对超过270种文件类型提供索引支持，意味着除了在邮件中，也可以在微软Office文件（例如.pdf, .doc, .txt, .xls等格式）或其它的邮件附件中定位信息，即使这些文件被压缩成.zip的格式。
Enterprise Vault减轻了员工的工作负担——这些员工负责管理邮件，同时根据公司管理和遵从要求确保电子信息的安全性，并对邮件记录进行更快、更经济的搜索/获取。
考虑这些：
- 2004年，一份由ePolicy Institute联合发起的对美国840家公司的调查显示，21%的公司向其员工索要邮件及即时消息，高于2003年的14%。这种趋势也扩展到美国以外的国家和地区。2005年6月，新加坡高等法院允许在法律辩护中出示邮件作为证据。
- Gartner调查显示，多数大企业在任一给定时间内会平均处理86件诉讼，每个案件的费用在120万至140万美元之间，而且是在做出判决或清算之前。
- Osterman调查显示，单个用户平均每年发送和接收近25,000封邮件。邮件的使用继续高速增加，将不可避免地带来更多的邮件查寻需求。
- 邮件查寻花费昂贵，许多法律查寻请求要求在72小时内执行。如果没有合适的工具及策略，一个邮件法律查寻事件会耗费150,000美元到250,000美元以上。Gartner指出，大型企业一个电子查寻事件的平均花费是150万美元。
