当邮件成为证据时：赛门铁克电子邮件查询工具

全球电子邮件数量的增长及对公司机构重要性的增加，给那些必须确保邮件顺畅发送的IT及网络管理人员带来棘手的难题。除了那些日常工作——如保证长期高负荷运转的邮件服务器在高峰时段仍可正常运行，IT还必须负责电子邮件的保存，以便司法诉讼或监管部门调查时进行取证。

这种情况日趋普遍。2004年，一项由美国管理协会（AMA）和电子政策学会（ePolicy Institute）联合发起的对美国840家公司的调查显示，超过1/5的公司即21%的受访者在法庭诉讼或监管部门调查时被要求出示其雇员的电子邮件和即时消息，这一比例较2003年的14%有所上升，比2001年的9%要高出两倍以上。

鉴于电子邮件现已成为一种非常重要的业务工具，这种在“电子邮件查询”调查中，电子邮件成为调查目标的现象也就不足为奇了。除了提供基本的通讯功能外，电子邮件目前还可储存大量商业信息。根据企业战略集团（Enterprise Strategy Group）的行业分析，超过70%公司的知识产权信息存放于其用户的电子邮箱中。

对于IT 及网络管理者来说，好消息就是可以帮助公司更方便地遵循电子邮件查询要求的工具和流程与那些针对合理邮件保存和管理政策的工具和流程完全相同。比如，赛门铁克公司的VERITAS Enterprise Vault软件可使公司将电子邮件程式化地存档于一个使用一种更经济有效的存储介质的集中存储器中。使用赛门铁克VERITAS Enterprise Vault Discovery Accelerator，可使企业查询和管理与特定事件或案例相关的信息。该软件还可让多人执行复杂的查询，从而更有效地为法庭诉讼提供信息。

打造商业案例

正常情况下，电子邮件查询过程是一项耗时费钱的工作。多数公司会定期（如每个工作日、每周或每月结束时）将邮件备份到磁带上。这意味着成千的邮件及其附件被保存在大量没有索引的磁带上，并通常离线存储。当整个邮箱、系统或数据中心需要快速重建，进行灾难恢复时，这些备份磁带就显得非常有用；但他们并不适用于信息查询。

响应电子邮件查询要求意味着查找特定邮件及附件。查询条件可以根据信件本文——日期、发件人和/或收件人，也可以根据邮件内容及任何附件，而这需要按关键字查询的能力。查找备份在磁带上的邮件意味着手工恢复并查询每盘磁带上的信息，在许多情况下，这样做的成本是2,000美元到5,000美元/磁带。当数据被恢复后，它必须被提取作为呈堂证供。

另外一个使电子邮件查询复杂化的因素是存储于员工台式机本地缓存中的邮件，及更普遍的存放于员工笔记本电脑本地缓存中的邮件。这些文件在微软Outlook/Exchange中以.PST的文件形式存放。如用户电脑丢失或遭受撞击，这些文件极易被损坏、意外丢失和毁坏。获取这些.PST的文件意味着一个艰苦的过程，要从每台电脑上拷贝所有的业务记录，然后在其中查找特定的文档。当然，此过程中，电脑的主人无法使用电脑，不仅造成不便，也导致生产力的降低。鉴于高薪收入的执行官们通常是此类电子邮件查询调查的对象，对此问题不容小视。

依据查询要求的数量和范围，此过程可持续数天、数周甚至数月，特别是如果附件采用PDF等格式，并需要转换成可查询的文本格式时，费时更长。费用则可能极速升至150,000美金，甚至250,000美金以上——这往往迫使公司生成自己的记录。

对于公司的IT高层而言，一旦意识到健全的邮件保留策略价值，电子邮件查询问题实际上为他们提供了机会。公司高层对此问题往往深有体会，因为最近有诸多监管需求见诸新闻媒体——如萨班斯法案（Sarbanes-Oxley）、证券交易委员会（Securities and Exchange Commission）关于邮件保存的规定等。此外，他们还意识到司法诉讼的威胁其实并非危言耸听。根据Gartner2005年10月的报告显示，任何一段时间内财富500强在总计平均卷入86个法律诉讼案件，任何判决或裁决前的平均诉讼费至少为120万美元。

有效自动存档

这些数字清楚地表明，对技术的投资可在提高邮件整体操作的同时，使电子邮件查询过程变得轻松。赛门铁克Enterprise Vault可使机构自动遵从政策要求，将邮件及相关文件存档于一个可全面检索和查询的在线资料库中。Enterprise Vault软件根据既定的保存周期管理资料库中的信息，保存周期可根据不同的信息类型分别确定。所有内容都被编入索引，从而在需要时可快速获取。

对于Exchange站点，Enterprise Vault在允许终端用户畅通无阻地访问存档项目的同时，还可保存邮箱及后缀为.PST的文件。这通常可免除设置邮箱容量的需求，从而减少用户将邮件移至.PST文件的需要。通常，IT对.PST文件不采用集中观点式的管理，但Enterprise Vault通过定位、报告及最终将.PST文件迁移至中央存储仓库改变了这一模式。

常规邮件归档可大大缓解企业Exchange服务器的压力，在许多情况下，使公司将服务器合并成更少的服务器。同时，在出现故障时，Enterprise Vault可以帮助企业恢复电子邮件信息，从而符合企业内部服务级别协议的规定。

除Exchange外，Enterprise Vault可以根据年限、大小或其他标准，对超过270种类型的文件进行存档，包括来自微软SharePoint Portal Server、IBM/Lotus Domino和SMTP电子邮件及附件的数据。通过定制的应用程序编程接口（API）和综合合作伙伴方案，Enterprise Vault还可用于对及时消息和来自定制应用系统的数据进行归档。

Enterprise Vault Discovery Accelerator可以使用户快速搜索、查询并标记电子邮件及其他的非结构化电子文件。它提供一个简单的查询屏幕，用户可从中选择任何查询标准，如特定的人、主题或日期，从而快速地找到所有电子邮件及相关文档。然后，用户可以对项目进行标记和标注，并输出相关项目作为呈堂证供。

简而言之，Enterprise Vault 及Discovery Accelerator可使IT执行官争取主动，在诉讼发生前就为法律调查做好准备，同时以一种经济有效的方式使公司履行各种要求。总之，这些工具有助于开展电子邮件管理最佳实践，可帮助机构在降低费用的同时保持高质量的服务水平，即使在邮件数量激增的情况下也能应付自如。

Discovery Accelerator简化查询特定邮件及文档的程序，并可标示出相关条目

Enterprise Vault的客户效益

风险衡量

您所在机构曾被法庭或监管机构责令提供员工的电子邮件吗？

• 是    20.1%
• 否    59.9%
• 不确定    20%

你所在机构曾经因遭遇过因员工电子邮件而引发的工作场所诉讼案件吗（性骚扰/歧视，种族骚扰/歧视，恶劣工作环境的索赔）？

• 是    13.2%
• 否    61.6%
• 不确定    25.2%

数据来源：2004年工作场所电子邮件及即时消息调查，美国管理联合会/电子政策学会

Discovery Accelerator使特定电子邮件和文件的查找及相关内容的标注变得容易。