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文件分类方法

时间:2016-06-09来源:未知 作者:安云网点击:
某互联网公司技术经理,其文件第一层主要分为:个人、工作、学习、工具,在工作文件夹下面根据工作类型分为项目、日常、管理。因为该技术经理的主要工作是围绕项目展开,所以项目下面再根据项目名称进行分类;除项目工

某互联网公司技术经理,其文件第一层主要分为:个人、工作、学习、工具,在工作文件夹下面根据工作类型分为项目、日常、管理。因为该技术经理的主要工作是围绕项目展开,所以项目下面再根据项目名称进行分类;除项目工如图作外,还有日常性的工作,例如服务器维护、内容管理系统维护等内容,管理是该技术经理在公司的另一个角色,涵盖了制度、流程、考核等内容。当然在个人、学习、工具文件夹下面都有相应的再分类。

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个人文件命名体系 //安云网,anyun.org

谈到文件命名,你可能会有疑问,这谁不会啊!是的,好像谁都会,可是有几个人能做到科学地命名呢?通常是随便起个名字,就存到某个地方去了,结果造成想找到的时候变得非常困难。当有一个公司人想寻找公司ERP系统的项目总结报告时,他用“项目总结报告”去搜索,找出了数百个以“项目总结报告”命名的文件。到底哪个是ERP系统项目的总结报告呢?他需要一个个地打开这些文件夹去确定,这就是因为没有采取合适的命名造成的问题。

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在这个提倡合作的年代,一个非常普遍的现象是:一份文档往往要经过多人修改,最后发送出去的应该是最终修改稿,而实际情况是,经常发送出去的是其中的某个中间稿,甚至是初稿,这样的结果,轻则会 导致重复劳动、工作效率低下,严重的甚至会泄漏商业秘密,造成不应有的损失。 //copyright AnYun.ORG

文件的命名工作是一项基础性的工作,简单但不容易坚持,如果能长期坚持下去就可以明显地提升工作效率。文件命名工作的前提是要确定命名的方法和规则,要根据你的工作类型和习惯确定。

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下面我们来分享一下某家公司的命名规则: //内容来自安云网

公司文档命名规则:公司简称-纬度-文档名-日期-版本号,如:KMC-咨询-质量控制-20090318-1.5,意思是KMC公司咨询业务单元质量控制文件,定稿于2009年3月18日,版本为1.5.

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公司项目命名规则:年-项目号-客户号-项目名-日期-版本号,如:2009-006-上海世博会组委会-国外市场拓展项目媒体组织-20090416-1.0,意思是该公司2009年第六个项目,上海世博会组委会的海外市场拓展媒体组织,定稿于2009年4月16日,版本号为1.0.

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与公司文件命名相比,在个人文件的命名上,可以更简单一些。除了要给自己的工作文件命名,每个人都会从不同的渠道(网上下载、朋友间的共享)得到不少文件,根据文件类型不同采用不同的命名方法。对于工作需要的文件,如果公司有命名规则就按照公司的规则执行,如果公司没有命名规则就根据自己的规则执行。对于自己收集的文件,则要根据自己的文件命名规则执行。 //安云网,anyun.org

某出版社编辑对下载的文件,按照一下的方式命名:“标题-机构(或者作者)-分类-类型”,例如他下载的德勒公司演示文稿的模板,是一个ppt文件,他的命名方式是“ppt模板-德勒-个人工具-ppt”,从分类方法上看,他是将ppt模板作为个人的工具,文件的类型为ppt.

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以上的方法其实都很简单,你只需要花两个小时的时间对于自己经常接触和使用的文件进行简单的分析,就可以规划处你的文件夹层次,制定出适合自己的命名规则,而难度仅仅在于如何能坚持下来。在日常工作中对文件进行命名,这看起来比较烦琐,但如果长期上看,这是最有效率的文件管理方式。 //内容来自AnYun.ORG

举个例子说明,很多人从网络上下载许多mp3的歌曲,但由于互联网上的歌曲大部分是根据文件上传的时间自动命名的,所以根本看不出到底是什么歌曲和内容。例如笔者在百度上搜索罗大佑《光阴的故事》,在下载后文件名是323823c416d44cee9bf65b4baf1c77b3.mp3,估计直接保存后没有人能看明白这是什么歌曲,这个时候我就将它的名字修改成“光阴的故事-罗大佑-mp3.mp3”,加上mp3文件后缀的目的是我要区分这是什么类型的文件,是一个mp3文件还是一个《光阴的故事》的歌词。当然你也可以用文件名的后缀去区分,但从方便使用的角度说,前者效率更高。

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请一定要记住,在你下载文件或者新建文件时,不要只图方便,否则你今天的一时方便会带来明天使用时无穷无尽的麻烦,所以请勤快一些,这对于个人知识保存来说极其重要。

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一、在头脑里把文件的出处(含文件字头和编号等)、用处、保管期限等简单过一下。然后用一小本子记下来。

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二、按照文件出处分类。这样找起来也方便一些。若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中。

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三、按照文件的用处分类,这种分类方法呢不太恰当,因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧,所以我建议不是特别重要的文件的话,完全不必采取这种分类方法。

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四、按保管期限分类。这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法。这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面。 //内容来自安云网

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ps:大量文件移动后会产生大量的磁盘碎片,最好碎片整理一下。

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